Manajemen merupakan salah satu ilmu yang penting untuk diterapkan di sebuah perusahaan, bayangkan jika tidak menerapkan manajemen maka perusahaan akan berjalan tanpa kontrol dan pengawasan.
Manajemen digunakan dalam berbagai bidang misalnya saja bagi perusahaan logistik maka diperlukan manajemen barang yang baik sehingga arus keluar dan masuk jelas adanya.
Selain itu, ada juga manajemen keuangan untuk memantau arus kas perusahaan mengingat pengelolaan keuangan harus sehat dan dapat dipertanggungjawabkan, karena perannya yang vital serta menyangkut kelangsungan perusahaan.
Lalu yang terpenting sektor manajemen di dalam perusahaan adalah manajemen manusia yang biasa diurus oleh divisi HRD (Human Resource Management), divisi HRD sendiri memiliki tanggungjawab yang besar karena harus mengelola begitu banyak karyawan apabila perusahaan tersebut telah setingkat nasional bahkan multinasional.
Divisi HRD bertanggungjawab atas proses rekrutmen, penggajian, training, hingga performance appraisal, belum lagi bila salah satu karyawan sedang mengalami masalah pasti akan berkonsultasi ke bagian HRD. Dengan tanggungjawab yang besar seperti itu, maka HRD dituntut untuk bekerja dengan profesional dan untuk mendukung tuntutan tersebut telah tersedia berbagai software pendukung pekerjaan HRD.
Dengan menggunakan Aplikasi HRIS (Human Resource Information System), dinilai mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi kinerja divisi HRD, belum lagi Aplikasi HRIS biasanya sudah terintegrasi satu sama lain sehingga memudahkan bagi staff HRD dalam membuat laporan terkait dengan karyawan. Aplikasi HRIS ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang telah berskala menengah hingga besar, karena telah memiliki banyak karyawan yang harus dikontrol dengan baik.
Bagi kamu yang sedang mencari manfaat dari aplikasi HRIS ini, simak 5 manfaatnya berikut ini.
1. Mengurangi Pemakaian Kertas
Dengan adanya transformasi kinerja divisi HRD dari konvensional menjadi digital, salah satu hal yang paling berdampak adalah pengurangan pemakaian kertas. Dengan menggunakan aplikasi HRIS jelas bahwa tidak diperlukan kertas sama sekali, hanya bermodalkan ponsel pintar, tablet atau perangkat komputasi lainnya serta jaringan internet, maka seluruh proses atau aktifitas yang terdapat pada HRD dapat diakomodir keberadaannya oleh satu aplikasi HRIS.
Jika dilihat lebih dalam lagi, penggunaan aplikasi HRIS dapat menghemat biaya perlengkapan kantor berupa kertas dan yang terpenting adalah ikut berkontribusi dalam merawat lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan.
2. Sebagai Sarana Penyimpanan Berkas yang Profesional
Permasalahan dalam menyimpan berkas-berkas perusahaan terkadang cukup merepotkan, terlebih ada risikp-risiko yang mengancam seperti rusak tertuang air atau terbakar sehingga membutuhkan tempat penyimpanan yang baik. Aplikasi HRIS tentu mampu menjadi solusi atas permasalahan tersebut, dengan aplikasi HRIS seluruh berkas dokumen dapat tersimpan secara online dan dapat diunduh kapanpun saat dibutuhkan.
Selain itu, aplikasi HRIS juga biasanya terhubung dengan berbagai instansi swasta sehingga memudahkan jika ada interaksi di antara kedua pihak, misalnya saat perusahaan ingin mendaftarkan asuransi kepada karyawan, maka pihak perusahaan hanya perlu menghubungkan data karyawan yang telah ada di dalam aplikasi HRIS kepada pihak penyedia asuransi.
Baca Juga : Pangkat dan Golongan PNS Terbaru 2020
3. Meningkatkan Pelayanan
Pelayan di sini jelas yaitu para karyawan, dengan menggunakan aplikasi HRIS maka proses pelayanan staff HRD kepada karyawan tentu akan berjalan lebih baik dan dapat mempersingkat waktu. Selain itu biasanya divisi HRD secara rutin memberikan pelatihan atau kursus kepada karyawan dalam rangka meningkatkan skill para karyawan, aplikasi HRIS dapat memberikan pelatihan secara online sehingga karyawan tidak perlu repot-repot datang ke kantor dan cukup mengikuti pelatihan melalui genggaman ponsel pintar.
4. Menjadi Solusi atas Perekrutan Karyawan
Saat seorang karyawan dinyatakan dipecat atau mengundurkan diri, tentu akan timbul masalah baru yakni siapa yang akan bertanggungjawab akan pekerjaan yang ditinggalkan, sementara waktu mungkin dapat dipegang oleh karyawan lain, namun hal itu tidak mungkin dilakukan terus menerus mengingat kemampuan orang terbatas. Dalam situasi seperti itu, staff HRD tentu pusing bukan kepalang harus mencari karyawan baru, namun bila mereka menggunakan aplikasi HRIS maka proses hiring dapat terbantu dengan adanya fitur talent scouting apabila bekerja sama dengan agen penyedia lowongan pekerjaan.
5. Adanya Fitur Analytics Sebagai Pendukung Keputusan
Aplikasi HRIS yang telah berbentuk digital sangat memungkinan membantu staff HRD dalam menentukan keputusan terhadap para karyawan, misalnya dalam penentuan karyawan terbaik dan pemberian bonus kinerja. Aplikasi HRIS mampu memberikan analisa dalam bentuk visual yang menarik berupa chart yang dapat memberikan informasi yang lebih interaktif sehingga membantu dalam pengambilan keputusan.
